우리 총회의 공문서에 대한 규정은 주후 1971년 제21회 총회에서 처음 사용하였고, 2017년 제67회 총회에서 총회 표준문서 양식 보충 청원을 결의하고 행정위원회와 총회행정지원실에서 한 해 동안 연구하여 보충된 ‘표준문서 양식’을 제68회 총회에 보고하여 사용하고 있다(인용처 : 총회홈페이지, http://www.kosin.org/board_MBKc61/1406529, [총회홈페이지]-[행정지원실]-[총회자료실]).
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제3장 문서 운영관리
제7조 (용지의 규격)
도면 통계표 기타 특수문서를 제외한 모든 공문서는 흰색 A4용지 (210㎜× 297㎜)를세로로 세워서 사용함을 원칙으로 한다. 도면, 통계표, 기타 특수문서는 예외로 한다.
제8조 (용지의 여백) 모든 공문서의 철입 보존을 위한 여백으로 용지의 상단으로부터 3.5㎝, 하단 3cm, 좌단과 우단은 3㎝의 여백을 둔다.
제9조 (용어 및 문자)
1. 모든 공문서는 한글로 작성하는 것을 원칙으로 하되, 한글만으로는 의사 전달이 곤란한 것에 대하여 괄호 안에 한자 또는 외국어를 넣어서 표시할 수 있다 (법규문서는 한자를 혼용할 수 있다).
2. 모든 공문서의 용어는 표준어를 사용하여야 한다.
3. 공문서의 문장은 가로로 띄어서 써야한다.
4. 외국어 가운데 우리말로 표시할 수 없는 용어는 외국어 그대로 쓰되 한글로 표기하고 괄호 안에 그 원리를 밝혀 두어야 한다.
5. 모든 공문서는 정중하고 정확하여야 하며, 인사나 경어를 생략함을 원칙으로 한다.
6. 공문서에서 수량을 나타내는 숫자는 아라비아 숫자를 쓴다.
제10조 (글자의 색채)
도표를 제외한 문서에 기입하는 문자의 색채는 흑색으로 하고 수정 또는 특별한 표시가 필요할 때는 예외로 한다.
제11조 (글자의 종류와 크기)
글자의 종류는 바탕체를 기준으로 하고, 고유의 로고체는 병행이 가능하며, 글씨의 크기는 11 point를 기준으로 한다.
제12조 (작성의 순서)
문서는 양식 기안 결재 성문 서명의 단계를 거쳐 작성함을 원칙으로 한다.
제13조 (양식)
1. 공문서는 기술형으로 된 일반 서식 문서와 제정된 고정 양식문서로 그 양식을 대별한다.
2. 일반 서식문서는 현행 정부 공문서 처리 규정이 정하는 바 일반 원칙을 준용한다.
3. 고정 양식문서는 본 규정이 정한바 별첨 표준 양식에 따라 작성 관리한다.
제14조 (기안)
공문서의 기안은 현행 정부 공문서 처리 규정이 정한바 일반 원칙을 준용함을 원칙으로 하되 각 기관 및 교회의 실정에 따라 생략할 수도 있다.
제15조 (결재)
모든 공문서는 해 기관의 직제 계층을 따라 소정의 결재를 받은 다음 작성함을 원칙으로 한다.
제16조 (성안문 작성)
일반 수발 공문서의 작성은 정부 공문서 규정이 정한 바 제규정을 준용한다.
제17조 (서명)
모든 공문서는 그 작성 최종 책임자(기관의 장)의 공인이 날인됨으로서만 그 효력을 발생한다. 인쇄물 기타 대량의 문서일 경우 그 기안문 또는 원본에만 서명하고 기타는 규정에 따른 관인 생략 표시를 하여야 한다.
제18조 (장의 표시)
공문서가 2매 이상일 때는 문서 하부 중앙 한계선 밖에 일련번호를 표시하여야 한다.
제19조 (삭제 및 수정 표시)
공문서의 일부분을 삭제하거나 수정했을 때는 작성자가 그 삭제 또는 수정한 곳에 날인하여야 한다. 중요한 공문서인 경우에는 수정한 곳에 난외에 그 수정 가제수(加除數)를 표시하고 책임자가 서명 날인하여야 한다.
제20조 (문서의 구성)
특정 양식 문서를 제외한 일반 문서는 두문, 본문, 결문으로 구성된다.
1. 두문은 발신기관명, 수신기관명, 수신, 경유, 제목으로 구성한다.
2. 본문은 제목과 내용 및 붙임서류로 구성된다.
3. 결문은 발신자 명의와 필요시에 설치되는 배포처란으로 구성된다.
4. 발신자 기관명과 발신자 명의는 그 행의 중간 좌측에 둔다.
5. 본문이 끝나면 한 자 띄우고 ‘끝’ 자를 쓴다. 붙임서류가 있으면 붙임서류의 제목을 기록하고 한 자를 띄우고 ‘끝’ 자를 쓴다.
제21조
모든 문서는 해 기관의 문서 취급 책임자 또는 취급 부서에 의하여 발송된다.
제22조
발송한 문서의 원안은 해 기관의 주무 부서에 보관 철입 보존되어야 한다.
제23조
발송된 문서에 대하여는 규정된 양식에 의한 문서 수발부에 그 소요 사항이 기재되어야 한다.
제24조
전신 또는 전화로 공적 용건을 전달할 때는 규정된 서식에 의한 전언 통신문을 사용할 수 있다.
제25조 (문서의 접수)
모든 공문서는 원칙적으로 문서에 관한 사무를 관장하는 부서에서 일괄 책임 접수하여야 한다.
제26조 (문서의 분류 및 처리)
접수된 문서는 문서 기호 또는 문건 내용에 따라 각각 분류하여 주무 부서에 이송한다.
제27조 (결재 또는 공람)
접수된 모든 문서는 그 내용의 경중에 따라 결재 또는 공람을 거친 다음에 처리되어야 한다.
제28조 (편철보관)
처리가 완결된 문서는 그 기능별 종별로 보관되어야 한다.
제29조 (일건처리)
모든 공문서는 매 안건마다 그 발생 경과 완결에 이르기까지 관련된 문서가 일괄 편철 보존되어야한다.
제30조 (보관철)
1. 동일한 내용으로 보관된 문서는 일반적으로 통용되고 있는 보관철을 사용하되 보관철 내에 문서 철입량은 300매를 초과하지 않음을 원칙으로 한다.
2. 보관철은 문서 발생량과 종별 또는 보존 기관별로 각 기관의 실정에 따라 적절히 분류한다.
3. 모든 문서의 보관철은 열람의 편리를 위한 색인표가 부착되어야 한다.
4. 기타 문서보관에 필요한 세부사항은 정부공문서 보관보존규정을 준용한다.
5. 각 기록 연혁 기록과 각종 회의록 교적원부 및 법이 지정한 각종 서류는 영구 보존으로 하고 여타의 서류는 해 기관의 실정에 따라 보존 연한을 적당히 설정 처리할 수있다. 보존 연한이 경과한 서류를 폐기코저 할때는 해 기관의 장의 재가를 얻은 다음 소각처분한다.
제31조
FAX와 이메일로 접수된 공문도 일반문서와 동일하게 취급한다. 주요문서는 원본을 발송해야 한다.
제4장 각종 서류의 표준 양식
제 32조
본 총회 및 산하 각 노회 각 교회에서 사용할 특수 문서 중 중요한 문건은 본 규정이정한바 각종 표준 양식에 준한다.
제 5장 공인
제33조 (공인종류)
공인은 기관인과 직인으로 구분한다. 간인(間印), 책임자의 실인(實印), 기타 공무에 사용되는 인장은 이를 준공인이라 한다.
제34조
의결 기관, 자문 기관 등은 기관인을 가지되 기타 고정기관에서는 직인만을 사용한다.
제35조 (인영의 내용)
기관 인의 인영은 기관 명칭에 ‘(의)인’자를, 직인의 인영은 직명에 ‘(의)인’자를 각각 붙인다.
제36조 (규격 및 인영)
1. 공인은 정사각형으로 하되 그 1변의 길이는 다음과 같다.
(1) 직인 ① 총회장 3㎝ ② 재단이사장 2.8㎝ ③ 노회장 2.5㎝ ④ 당회장 2㎝
(2) 기관인 ① 총회 3.5㎝ ② 노회 3㎝ ③ 당회 2.8㎝
(3) 명시되지 아니한 기관은 각각 그 직계에 따라 운용한다.
제37조 (날인위치)
1. 기관인은 문서의 두부에 설치된 기관명의 끝자가 가운데 오도록 날인한다.
2. 직인은 발신 교부 또는 인정하는 자의 성명 끝자가 가운데 오도록 날인한다.
3. 책임자 실인은 문서본문이 끝난 다음 그 끝자 우측에 날인한다.
4. 간인은 책임자의 실인을 매장마다 전후장을 겹쳐서 적당한 곳에 날인한다. 간인은 중요한 문건으로서 특별히 필요하다고 인증할 때 날인한다.
제6장 부칙
제38조
본 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부 공문서 규정을 따른다.
제39조
본 규정은 제정(혹은 수정, 개정)하여 공포한 날로부터 그 효력을 발생한다.
2002.9 개정
2013.9 개정(제63회 총회)